Tyto webové stránky používají soubory cookies, abychom vám mohli poskytnout co nejlepší uživatelský zážitek. Informace o souborech cookie se ukládají ve vašem prohlížeči a plní funkce, jako je rozpoznání, když se na naše webové stránky vrátíte, a pomáhají našemu týmu pochopit, které části webových stránek považujete za nejzajímavější a nejužitečnější.
Co jsme se naučili od start-upů a co ještě děláme ve financích špatně
Rozhovor s Tomášem Kouřilem, místopředsedou představenstva a finančním ředitelem O2
Prostřednictvím vašeho startupového akcelerátoru Bolt jste investovali do vícero projektů. Co jste se od start-upů naučili?
Jednu věc mají naše úspěšné projekty společnou, a to tu, že změnily tradiční zaběhlé řešení a nabídly alternativu. To se často děje prostřednictvím digitálních technologií… Ano. Osobně věřím v kombinaci zdravého rozumu a nových technologií. Proto mě irituje, že jako finance jsme v některých ohledech ještě v době kamenné, resp. papírové.
Co tím konkrétně myslíte?
Nedávno jsem si udělal malý soukromý průzkum a zjistil, že přes veškerou snahu si stále posíláme obrovské množství papírových faktur. Schválně: jaké myslíte, že je procento papírových faktur z celku?
Deset procent?
To jsem si původně také myslel. Já se ale dopočítal k více než jedné třetině a to je pro mě alarmující číslo. Když odhlédnu od dopadů na životní prostředí, ty faktury musí někdo zpracovat.
Na to ale existují různé softwary na vytěžování faktur…
To je pravda, ale tady vidím prostor právě pro selský rozum. Sami si nejprve posíláme papírové faktury, abychom je následně skenovali a digitálně vytěžovali. Kdyby se sestavovala hitparáda ztraceného času, tisk a sken dokladů, které mohou obíhat elektronicky, by se jistě umístily minimálně v top ten. A nezapomínejme ani na čas, který zpracováním papírových faktur promrháme. Každou obálku je třeba zpracovat. Otevřít, obsah roztřídit, orazítkovat a v neposlední řadě naskenovat. A čas jsou peníze.
Jak by to tedy mělo v praxi vypadat?
První krok je určitě přestat produkovat a posílat papírové faktury, to bych považoval za hygienické minimum. Pak ale přichází na řadu ověření věrohodnosti původu dané faktury a její samotné elektronické vytěžení a zpracování.
A tady předpokládám nastupuje technologie.
Přesně. Ideální forma ověření je elektronický podpis nebo ověření přes datovou schránku. Druhá věc je struktura samotné faktury. To je asi technicky nejsložitější.
Vždyť ale existují různé aktivity na standardizaci struktury faktur.
To je pravda, ale shoda na tom není. Má to dva důvody, zaprvé některé firmy vidí fakturu jako další komunikační kanál k zákazníkovi a jejich formu řeší marketing. A pak zejména u menších firem formu určuje konkrétní účetní systém.
A jak z toho ven?
Když to vezmu na našem příkladu, snažíme se s dodavateli domlouvat na zasílání faktur v elektronické podobě.Ideální situace je pro nás faktura doručená datovou zprávou ve formátu ISDOC (Information System Document, forma elektronické fakturace v ČR, kterou používají výrobci ekonomických a ERP systémů jako společný formát – pozn. redakce). Samotné doručení datovou zprávou garantuje věrohodnost a nezměnitelnost zaslané faktury, což je důležité pro auditní stopu vyžadovanou ministerstvem financí coby správcem daně. Formát ISDOC pak umožňuje automatické vytěžení veškerých údajů z faktury a její následné automatické zpracování. Tento formát už podporují některé ERP systémy.
Ale asi ne všechny…
Všechny ne, a tak celá oblast čeká na řešení, které nebude závislé na konkrétním ERP systému. Vidím to jako příležitost pro šikovný start-up. Pokud to povede k automatizaci a zkrácení doby zpracování, rádi se zapojíme.
Mluvíme tedy spíše o menších účetních systémech?
Ano, v segmentu SMB je dnes široká nabídka účetních systémů. Dodavatelé nabízí systémy s různými funkcemi, na odlišných technologiích a s širokou variabilitou podpory. Výrobci těchto systémů ale mnohdy nepodporují některé z již známých formátů, jako například zmíněný ISDOC. Navíc firmám v tomto segmentu se vzhledem k jejich velikosti a počtu dokladů mnohdy nechce investovat peníze čistě do integrace a automatizace účetních procesů. Chybí zde cenově přijatelné řešení, které by pro firmy této velikosti bylo nezávislé na konkrétním ERP systému a přineslo by nové funkce typu on-line správy a schvalování.
A co velké ERP systémy jako například SAP?
Ty jsou samozřejmě dál a nabízejí nejrůznější řešení od plně automatizovaných „self-billing“ systémů, kdy si společnost sama vystavuje faktury jménem dodavatelů, přes plně automatické zaúčtování došlých faktur až po jejich následnou digitální archivaci. A to jak těch zaslaných v elektronické podobě, tak papírových. Plná podpora nejrůznějších formátů, včetně ISDOC, je zde samozřejmostí. Velké ERP systémy nabízejí široké možnosti, komplexní řešení šitá na míru velkým zákazníkům. Ale možná právě díky této komplexnosti a faktu, že takovéto řešení je vždy jen dobrovolným doplňkem základního ERP systému, je zde také prostor pro další platformy. Sami jsme toho jako uživatelé SAP příkladem, kdy naše řešení není ještě plně automatické a z velké části stojí na interně vyvinuté aplikační nástavbě.
Proč je tedy stále tak vysoký podíl papírových faktur?
Samotný proces zpracování došlé pošty je proces ukrytý hluboko pod kůží každé organizace. Funguje od nepaměti a je zvyklý fungovat dle striktních pravidel, dle nalinkovaných procesů a šablon, kde se efektivita měří počtem otevřených obálek či zaúčtovaných faktur. A jako takový se přirozeně brání jakékoliv změně. Ta musí přijít od vedení, z byznysu. A tady je kámen úrazu, protože ruku na srdce, kdo z vás ví, kolik papírových faktur dostáváte a kolik vás jejich zpracování stojí? A jste si jistí, že elektronické faktury při jejich zpracování a archivaci netisknete?