Informační systémy pomohou těm, kdo je správně používají

Může systém SAP Business Warehouse pomoci v řízení firmy? „Důležitou roli hraje aktivní přístup a schopnost definovat, jaké informace potřebujete,“ říká člen představenstva společnosti Vetropack Moravia Glass Milan Kucharčík.

7. 8. 2020

Jak využíváte systém SAP Business Warehouse ve vaší firmě?

Systém využívá celá skupina Vetropack, tedy všech osm závodů v sedmi zemích. Podle našich poznatků je jeho využití všude podobné – napříč firmou, jednotlivými odděleními i jednotlivci. Samozřejmě s různou četností a složitostí. Například oddělení controllingu využívá systém denně, mezi další časté uživatele patří prodej nebo logistika. Stále máme ale ještě určité rezervy, například v používání vedoucími nákladových středisek.

Jaké jsou hlavní výhody tohoto systému?

Business Warehouse je nadstavbou informačního systému SAP. Výhody tedy posuzujeme hlavně ve srovnání s ním. A z tohoto pohledu je nový systém jednoznačně více “uživatelsky přátelský”. Jde zejména o přehlednost, nastavení struktury reportů, zobrazení, exportování do Excelu nebo snadnější aktualizaci dat. 

Jakým způsobem jde pracovat s reportingem z pohledu uživatele?

To je otázka takzvaného push-pull principu. Záleží na tom, kdo je koncovým uživatelem a co se získanými daty dělá. První možností je, že “expert” zpracuje data a vytvoří požadovaný report, který pošle uživateli, například managementu, jako podklad k rozhodování. Nebo si koncový uživatel může sám v systému vytvořit report a získat data, která si sám analyzuje. To například požadujeme po osobách odpovědných za nákladová střediska. 

Pro jak velkou firmu je systém vhodný?

Business Warehouse je navázaný na SAP. Nemám přehled o všech podnikových informačních systémech, ale myslím si, že firma, která si pořídí SAP, může využít i jeho nástavbu. Jde mimo jiné o otázku finanční náročnosti, nákladů a rentability s tím spojené. A také potřebou firmy s daty takto pracovat. Mohu říct, že obecně nejde o úplně levnou záležitost.

Jaké informace prostřednictvím SAP BW získáváte?

V systému vytváříme základní reporty, které jsou v naší skupině standardně dostupné všem. Sem patří zejména kvantitativní i kvalitativní informace o prodeji včetně rentability nebo marže a informace z logistiky, kam spadá například využití skladů či nakládání s vratnými obaly. Dále vytváříme také reporty pro interní audit, finanční analytické zprávy, reporty vyžadující kmenová data o zdrojích a produktech a také data z oblasti řízení kvality.

Přispívá systém ke strategickému řízení organizace?

Jako jeden ze zdrojů informací a podklad pro rozhodování určitě ano. Velkou roli ale samozřejmě hraje i aktivní přístup managementu a schopnost definovat, jaké informace ke strategickému řízení potřebujete.

Do jaké míry se prostřednictvím tohoto systému dají předpovídat budoucí události?

Pokud vím, tak Business Warehouse určité funkce a možnosti modelování obsahuje, u nás je ale zatím využíváme jen omezeně. Například při odhadování krátkodobého vývoje v prodejích.

Pomáhá systém k optimalizaci nákladů? Žádný systém sám o sobě náklady neoptimalizuje. Záleží na uživatelích, jak výsledná data využívají pro vyhodnocení, analýzy a řízení nákladů. Určitě tedy pomáhá, na druhou stranu ale může další zbytečné náklady vyvolat, pokud se s ním nepracuje správně.

Dají se jeho prostřednictvím řídit i případná rizika?

Systém umožňuje nastavit určité limity nebo podmínky tak, aby uživatel dostal informaci o potenciálním či existujícím riziku. Jde o kvalitní nastavení a zejména jeho respektování. Příkladem mohou být analýzy splatností pohledávek, překračování konkrétních nákladových položek, významné odchylky od plánu a podobně. Ale opět platí, že systém je jen nástroj. Jeho nastavení, vyladění a použití je na uživateli.

Jak je přístup k reportům a datům zabezpečený?

Pro vstup do systému se standardně využívají autorizační matice. Přístupy a jejich změny podléhají poměrně přísné schvalovací proceduře, podobně jako v samotném systému SAP. O to složitější a administrativně náročnější je to pro nadnárodní firmu, která používá centralizovaný informační systém. Práce s vytvořeným reportem ale už samozřejmě přesahuje rámec technického zabezpečení. Tam rozhodují interní pravidla každé firmy.

Jste se systémem BW spokojeni?

Systém jsme pořizovali jako nadstavbu centrálního SAP. Od počátku bylo naším cílem ho maximálně využít. V zavádění a nastavování jde pochopitelně udělat řada chyb. Největší problém ovšem je, pokud se systém nevyužívá, to jsou pak vyhozené peníze. Domnívám se proto, že jsme s týmem dotáhli jeho využití na úroveň, kdy nám opravdu efektivně slouží a pomáhá. A těší nás, když objevíme, kde by jeho využití mohlo být ještě vyšší.

Robert Šimek