Cesta efektivní optimalizace platebních procesů

Nedostatečná rychlost párování plateb s fakturami, příliš dlouhá splatnost faktur za dodávky zboží, která nutí firmy toto zboží „úvěrovat“, dlouhé časy prodejního cyklu, „stárnutí“ pohledávek v důsledku velmi různorodé platební morálky zákazníků, potíže se zpracováním různých formátů z různých systémů a další negativní aspekty činí efektivitu platebních procesů minimálně neuspokojivou.

Společnost scanservice tyto procesy zanalyzovala a po období testování přichází s řešením, jak společnostem v oblasti O2C pomoci a cestu platebních procesů zefektivnit. Až do loňského roku jsme se zabývali kromě dodávky řešení i digitalizací různých druhů dokumentů, především zpracováním příchozích daňových dokladů (faktur) – papírových, elektronických a v poslední době především faktur, které do podniku přicházejí ve formě přílohy k e-mailové zprávě. Papírové faktury jsme skenovali a pak jsme z nich, stejně jako z těch originálně elektronických, získávali mj. i data, která naši zákazníci potřebovali pro účely úhrady faktury. Vylepšovali jsme procesy, využívali nejnovější poznatky v oblasti rozpoznání typu (klasifikace) dokumentů například pomocí umělé inteligence, rozpoznání textu a dat díky různým OCR technologiím a neuronovým sítím a nakonec jejich kombinacemi a votingem. Tyto služby samozřejmě poskytujeme i nadále – vždyť denně zpracováváme tímto způsobem i několik desítek tisíc faktur pro mnoho významných zákazníků především z oblasti finančních a bankovních služeb, ale i z průmyslu a v poslední době i pro centra sdílených služeb. Ta se za krátké období několika posledních let stala velmi silným odvětvím zaměstnávajícím cca v 300 společnostech v České republice přes 100 000 vysoce kvalifikovaných profesionálů, z nichž přibližně 35 % jsou zahraniční specialisté, a meziročně roste počet jejich zaměstnanců o více než 12 % (dle výroční zprávy ABSL z roku 2019). Našimi dlouholetými zákazníky jsou například centra sdílených služeb společností Johnson and Johnson a Deutsche Börse.

Od konce roku 2018 zastupujeme na území České a Slovenské republiky globálního lídra v optimalizaci a automatizaci finančních procesů v SAP, společnost Serrala, a to jak pro on-premise řešení, tak pro cloudové služby. S řešeními O2C od Serraly jsme schopni svým zákazníkům výrazně urychlit párování došlých plateb i celý pohledávkový cyklus prostřednictvím automatizace. Pomáháme snížit náklady na úvěrování, pomáháme efektivně zpracovávat jakékoliv způsoby úhrad/plateb, umíme optimalizovat správu úvěrů a dosáhnout úplného přehledu o příchozích platbách svých klientů.

Pro finanční ředitele je zásadní transparentnost a kontrola nad firemními peněžními toky, zatímco pro AR manažery (vedoucí oddělení pohledávek) a credit-control manažery je největším oříškem náročná manuální práce a různorodá platební morálka zákazníků. Existuje spousta problémů a překážek, které umíme řešit, pokud zákazník chce svůj O2C proces vylepšit:

• Cílem je snížit náklady na úvěrování, na špatné pohledávky, snížit sazby nedobytných pohledávek, nevyřešených sporů a nedočerpaných odpočtů, zpřesnit určení klientova úvěrového rizika a zvýšit míru automatické shody v procesu párování plateb.
• Významného snížení nákladů lze dosáhnout zkrácením celkové doby zpracování. Umíme automatizovat vysoké procento manuálních operací, které jsou obvykle opakované, relativně jednoduché, založené na pravidlech a které bývají zásadně předvídatelné.
• Chcete-li vyvinout přehledný reporting pro informovaná manažerská rozhodnutí, musíte mít přístup (a mít konsolidovaná data ze všech entit) do jednoho centrálního přehledu, a to v reálném čase.
• Předpisy a regulace jsou stále náročnější. Pro zajištění souladu a obchodní integrity ve většině společností a stejně i ve většině obchodních sítí je důležité, aby byli uživatelé schopni odhalit jakékoliv anomálie a výjimky důsledným prověřováním dat a aktivit, vyšetřováním podezřelých problémů a předcházením jakémukoliv riziku v důsledku podvodů, korupce nebo počítačové kriminality.

O2C řešení od společnosti Serrala nabízí komplexní a bezpečný platební ekosystém v rámci SAP, který pomáhá svým uživatelům řešit výše uvedené výzvy inteligentním způsobem. Pokrývá všechny aspekty procesu od řízení úvěrů až po vymáhání plateb a současně automatizuje celý procesní řetězec pomocí vestavěného RPA (robotic process automation) řešení.

Toto řešení poskytuje ve své třídě absolutně nejlepší automatizované párování plateb a řešení sporů a odpočtů, stejně jako integrované řešení pro správu objednávek a dokumentů. Funguje ve všech průmyslových odvětvích, regionech i formátech a současně podporuje škálovatelné budoucí procesy O2C, a tím umožňuje dosáhnout nejlepších výsledků ve své třídě. S komponenty tohoto našeho řešení mohou jeho uživatelé optimalizovat celkovou efektivitu svých procesů a posílit spolupráci různých oddělení zapojených do O2C integrací úvěrového managementu, managementu pohledávek, řešení sporů a párování plateb do jednoho centralizovaného řešení.

Naše unikátní integrované a automatizované O2C řešení je klíčovým hnacím motorem pro zvýšení efektivity procesů a průhlednosti celého O2C cyklu. Poskytuje osvědčené technologické součásti podporované dynamickým vestavěným RPA řešením a strojovým učením. Ty automatizují opakované procesy a zároveň zjednodušují a automatizují O2C procesy, a tak je dosaženo rychlejšího zpracování a nižších nákladů, což následně vede k optimalizovanému pracovnímu kapitálu.